“Mengintip Best Practice Digitalisasi Arsip di Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur”
Surabaya – Ketika mendengar kata arsip, banyak orang mungkin langsung memikirkan tumpukan dokumen dan map yang tersimpan di lemari atau tempat penyimpanan yang berdebu. Tak sedikit pula yang melihat pemindahan arsip sebagai sekadar kegiatan logistik untuk memindahkan dokumen dari satu lokasi ke lokasi lainnya.
Namun, di tengah kemajuan digital yang terus berlangsung, proses pengelolaan arsip ternyata telah mengalami perubahan yang jauh lebih berarti daripada sekadar masalah penataan ruang. Salah satu tantangan nyata dalam pengelolaan arsip adalah menjamin informasi tetap mudah diakses walaupun dokumen fisiknya sudah berpindah lokasi. Saat menjalani Praktik Kerja Lapangan (PKL) di sektor pemerintahan daerah, penulis justru menemui suatu praktik menarik yang tidak terduga.
Digitalisasi Sebelum Mobilisasi
Arsip yang akan dipindahkan ke unit kearsipan tidak langsung diberikan begitu saja. Terdapat satu langkah penting yang harus dilakukan terlebih dahulu, yaitu proses digitalisasi. Setiap arsip harus dipindai dan diunggah ke sistem informasi arsip yang digunakan oleh lembaga sebelum dokumen fisiknya berpindah ke unit kearsipan. Di sinilah proses digitalisasi memiliki peranan yang sangat penting.
Sekilas, proses ini mungkin tampak sebagai tahap tambahan yang memakan waktu. Namun, ada tujuan yang sangat signifikan di baliknya, yaitu untuk memastikan informasi yang terdapat dalam arsip tetap dapat diakses oleh unit pengolah asal.
Dengan adanya salinan digital, pegawai tidak perlu terus-menerus membuka atau meminjam arsip fisik saat memerlukan informasi tertentu. Hal ini menjaga keutuhan dan keamanan dokumen asli tetap terpelihara di tempat penyimpanan arsip yang baru.
Proses digitalisasi ini pun tidak hanya berhenti pada pemindaian dokumen. Arsip yang sudah dipindai harus menjalani tahap verifikasi ulang untuk memastikan bahwa dokumen yang diunggah lengkap dan sesuai dengan data yang terdaftar dalam arsip.
Investasi Masa Depan Informasi
Pengalaman tersebut menunjukkan bahwa digitalisasi arsip tidak hanya mengubah dokumen fisik menjadi format digital. Lebih dari itu, setelah arsip disimpan dalam sistem, pencarian informasi menjadi jauh lebih cepat jika dibandingkan dengan mencari berkas fisik satu per satu.
Dalam konteks pemerintahan yang setiap harinya menghasilkan banyak dokumen, arsip digital memudahkan akses informasi dan mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik, di mana teknologi dapat secara efektif mendukung birokrasi. Menariknya, proses digitalisasi tidak dilakukan sebagai kegiatan terpisah, tetapi merupakan bagian integral dari pemindahan arsip itu sendiri.
Pada akhirnya, pengalaman selama PKL memberikan wawasan baru bahwa arsip bukan sekadar tumpukan kertas kuno untuk memenuhi tuntutan administrasi. Digitalisasi sebelum pemindahan arsip ternyata bukanlah hal yang berlebihan. Ini merupakan investasi untuk memastikan informasi tetap “hidup” dan bisa dimanfaatkan, meskipun dokumen fisiknya sudah berpindah lokasi.
Sekarang, pertanyaannya adalah apakah instansi tempat kita bekerja telah melakukan hal yang sama? (At/Is)
Penulis : Anggita Trisnandia Arifin/Intan Syaharani
